Politique de Confidentialité

La Société POLY R SYSTEM attache une grande importance à la protection des données à caractère personnel de toute personne, dont le traitement intervient pour l’exploitation de son activité (ci-après les « Données »), telles que décrites au point n°1, que ce soit en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant.

Elle s’astreint à respecter les exigences de loyauté, de licéité, de nécessité, de proportionnalité et de qualité des Données traitées.

La Société POLY R SYSTEM entend répondre aux exigences de la règlementation relative à la protection des données à caractère personnel (Règlement UE n°2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données, ci-après « RGPD », dans sa version en vigueur au 25 Mai 2018) ainsi que la règlementation issue de la loi n°78-17 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

La présente mention informative vise à assurer de manière transparente la compréhension par toute personne concernée des motifs et modes de traitement de ses Données par la Société POLY R SYSTEM et lui indiquer les moyens nécessaires à l’exercice de ses droits.

Pour l’application de la présente mention d’information, il est précisé que les termes « données à caractère personnel », « responsable de traitement », « traiter/traitement », « destinataire », « sous-traitant » et « transférer/transfert » ont la même signification que celle qui leur est donnée dans le « RGPD » et dans la loi n°78-17 « Informatique et Libertés ».

Le terme « Client » vise toute personne amenée à être concernée par le traitement de ses Données par la Société POLY R SYSTEM, à savoir tout particulier, salariés ou dirigeants d’une personne morale cliente ou non.

1. Notion de « Donnée »

Il s’agit de toute information se rapportant à toute personne physique identifiée ou identifiable de manière directe ou indirecte.

La Société POLY R SYSTEM peut être amenée à traiter des Données relatives :

- A l’identité du Client à savoir civilité, noms, prénoms, adresse ;

- Aux moyens de communication dont est doté le Client, à savoir numéro de téléphone fixe/mobile, adresse e-mail, etc. ;

- Aux identifiants de connexion du Client à un serveur et à internet, le cas échéant, à savoir adresse IP, mot de passe, logs de connexion ;

- Aux coordonnées bancaires personnelles du Client.

2. Responsable du traitement des Données

La Société POLY R SYSTEM (RCS TOULOUSE N° 851 794 842) collecte et traite les Données pour son propre compte en qualité de responsable de traitement :

Poly R System - 18 RUE ARMAND BARBES – 31290 Villefranche-de-Lauragais – RCS : 851 794 842 00019

www.pr-s.fr - contact@pr-s.fr - 07 67 02 47 80

3. Finalité du traitement des Données et base légale correspondante

La Société POLY R SYSTEM traite exclusivement les Données nécessaires à l’exploitation et au développement de son activité commerciale.

Elle se fonde, pour ce faire, sur plusieurs finalités auxquelles correspondent certaines bases légales telles qu’énumérées à l’article 6 du « RGPD ».

Traitement fondé sur l’exécution du contrat

Ce fondement juridique est applicable au stade de l’établissement d’un devis ou de sa signature, dans le cadre des activités suivantes :

- réalisation des prestations de traitement, rénovation de sols, de démolition

- livraison de tous matériels et de produits

Traitement aux fins de prospection commerciale fondé sur le consentement

Le Client, particulier, consent à l’utilisation des Données qu’il fournit spontanément sur le site internet www.pr-s.fr via le formulaire de contact lorsqu’il coche la case dédiée « J’accepte l’utilisation de mes informations aux fins de prospection commerciale », située en bas du formulaire.

Le Client est en conséquence informé de ce que la Société POLY R SYSTEM peut les utiliser aux fins de prospection commerciale par voie électronique. Dans ce cas, le consentement est spécifique, éclairé et univoque au sens des articles 4 et 7 du « RGPD ».

Le défaut de consentement du Client est matérialisé lorsque la case est décochée.

L’absence de consentement au traitement des Données n’impactera pas la fourniture du service potentiel ou de la livraison éventuelle de produits que la Société POLY R SYSTEM est amenée à honorer.

Le Client a la possibilité de retirer son consentement à tout moment.

En revanche, le consentement du Client particulier pour le traitement de ses Données dans le cadre d’une campagne de prospection commerciale par voie électronique n’est pas requis, lorsque le Client a déjà bénéficié des services de la Société POLY R SYSTEM et seulement dans le cas où la prospection concerne des services et produits similaires fournis par la Société POLY R SYSTEM.

Lors de l’envoi de toute correspondance à visé promotionnelle la Société POLY R SYSTEM précise son identité et met à la disposition du Client un moyen simple de s’opposer à la réception de nouvelles sollicitations en intégrant un lien de désinscription.

Traitement aux fins de prospection commerciale fondé sur l’intérêt légitime

Le traitement des Données est fondé sur l’intérêt légitime de la Société POLY R SYSTEM à des fins de promotion de ses services et produits dans plusieurs cas de figure :

- Pour le Client particulier : lorsque les Données ont déjà été fait l’objet d’un traitement dans le cadre de l’exécution d’un contrat passé et pour la promotion de services ou de produits similaires.

- Pour le Client professionnel : dans tous les cas traitement à des fins de prospection commerciale.

Le Client particulier ou professionnel a la possibilité de s’opposer à tout moment et sans frais à l’utilisation de ses Données dans ce cadre en cliquant sur un lien de désabonnement prévu à cet effet au sein de chaque courriel dont l’expéditeur est la Société POLY R SYSTEM, ou bien en envoyant un courrier à l’attention du responsable de traitement à l’adresse postale

18 Rue Armand Barbès – 31290 VILLEFRANCHE DE LAURAGAIS

ou encore en envoyant un courriel à l’adresse contact@pr-s.fr

4. Destinataire des Données

La transmission et le traitement des Données sont cantonnés aux services internes administratifs, comptables, informatiques et commerciaux de la Société POLY R SYSTEM, pour la réalisation des finalités visées au point 3.

Les Données collectées sont exclusivement traitées sur le territoire de l’Union européenne.

La Société POLY R SYSTEM s’engage à ne pas céder les Données collectées à des tiers ayant pour activité ou finalité l’acquisition de nouveaux prospects en vue de l’envoi de prospections commerciales sans accord exprès de la part du Client.

La Société POLY R SYSTEM pourra être amenée à communiquer les Données collectées pour se conformer à une obligation légale, à la demande d’une autorité administrative ou judiciaire qui en ferait la demande ou pour l’exercice d’un intérêt légitime comme la défense de ses droits.

5. Limitation de la durée de conservation et cycle de vie des Données

La conservation des Donnée en base active par la Société POLY R SYSTEM en vue de leur traitement est strictement limitée à durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. La durée de conservation des Données

correspond notamment à la durée nécessaire à l’exécution du contrat et des éventuelles garanties.

Lorsque le traitement des Données du Client a rempli son objet initial, celles-ci font l’objet d’un archivage intermédiaire afin de satisfaire aux besoins administratifs de la Société POLY R SYSTEM, notamment dans le cadre de la gestion d’un éventuel contentieux.

Les Données traitées à des fins de prospection commerciale par la Société POLY R SYSTEM sont conservées jusqu’à TROIS (3) ans à compter du dernier contact intervenu entre le prospect et la Société POLY R SYSTEM.

6. Protection et sécurité

POLY R SYSTEM met en oeuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité du traitement des Données collectées ainsi que leur confidentialité.

La Société POLY R SYSTEM prend toutes précautions utiles en vue d’assurer la sécurité des Données et afin de prévenir toute déformation, endommagement ou accès par un tier non autorisé auxdites Données.

7. Exercice des droits des personnes

Les Clients, conformément à la réglementation en la matière, disposent du droit d’accéder à leurs Données, de les rectifier, de s’opposer à leur traitement ou d’en obtenir la limitation, l’effacement ou leur portabilité.

Passage sur les communications relatives aux offres/actualités

Droit d’opposition : le Client a le droit de s’opposer à tout moment au traitement de ses Données :

(i) lorsqu’elles sont utilisées à des fins de prospection, sans justifier d’aucune raison particulière,

(ii) lorsqu’elles utilisées pour des finalités dont la base légale repose sur l’intérêt légitime de la Société POLY R SYSTEM, et sous réserve que le Client indique précisément les Données concernées et démontre des raisons tenant à une situation particulière dans laquelle il se trouve, sauf à ce que la Société POLY R SYSTEM justifie de motifs légitimes et impérieux prévalant sur les droits et libertés du Client, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit d’accès : le Client peut savoir si ses Données font l’objet d’un traitement et, le cas échéant, obtenir auprès de la Société POLY R SYSTEM la communication des Données traitées.

Droit de rectification : le Client peut exiger la rectification des informations incomplètes ou inexactes s’agissant de données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement par la Société POLY R SYSTEM

Droit de retrait : dans le cadre du traitement de Données dont le fondement juridique repose sur le consentement, le Client peut à tout moment retiré l’acquiescement qu’il a donné audit traitement.

Droit à l’effacement/droit à l’oubli : Le Client, sur simple demande, obtiendra l’effacement de ses Données des registres de traitement de la Société POLY R SYSTEM dans les cas suivants :
(i) Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées
(ii) La Société POLY R SYSTEM a été informée par le Client de ce qu’il retirait son consentement au traitement de ses Données, et dans les cas où il n’existe pas d’autre fondement juridique que celui sur lequel se base ledit traitement,
(iii) La Société POLY R SYSTEM a été informée par le Client de ce qu’il s’opposait au traitement de ses Données et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux justifiant le traitement,
(iv) Les Données font l’objet d’un traitement illicite,
(v) La nécessité d’effacer les Données répond à une obligation légale.

Droit à la portabilité des Données du Client dans le cadre d’un traitement fondé sur le consentement ou sur l’exécution d’un contrat.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : le Client a la possibilité de déposer une réclamation auprès de la CNIL s’il considère que la Société POLY R SYSTEM ne respecte pas les obligations relatives à la règlementation applicable au traitement des données à caractère personnel.

Droit de retrait : dans le cadre du traitement de Données dont le fondement juridique repose sur le consentement, le Client peut à tout moment retiré l’acquiescement qu’il a donné audit traitement.

Droit à l’effacement/droit à l’oubli : Le Client, sur simple demande, obtiendra l’effacement de ses Données des registres de traitement de la Société POLY R SYSTEM dans les cas suivants :
(i) Les Données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées
(ii) La Société POLY R SYSTEM a été informée par le Client de ce qu’il retirait son consentement au traitement de ses Données, et dans les cas où il n’existe pas d’autre fondement juridique que celui sur lequel se base ledit traitement,
(iii) La Société POLY R SYSTEM a été informée par le Client de ce qu’il s’opposait au traitement de ses Données et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux justifiant le traitement,
(iv) Les Données font l’objet d’un traitement illicite,
(v) La nécessité d’effacer les Données répond à une obligation légale.

Droit à la portabilité des Données du Client dans le cadre d’un traitement fondé sur le consentement ou sur l’exécution d’un contrat.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : le Client a la possibilité de déposer une réclamation auprès de la CNIL s’il considère que la Société POLY R SYSTEM ne respecte pas les obligations relatives à la règlementation applicable au traitement des données à caractère personnel.

Pour l’introduction de toute demande relativement au traitement de ses Données et plus particulièrement pour l’exercice de ses droits, le Client contactera la Société POLY R SYSTEM :

- par courrier à l’adresse du siège social, à savoir 18 Rue Armand Barbès 31290 VILLEFRANCHE DE LAURAGAIS

- par courriel : contact@pr-s.fr PV

Pour l’introduction de toute demande relativement au traitement de ses Données et plus particulièrement pour l’exercice de ses droits, le Client contactera la Société POLY R SYSTEM :

- par courrier à l’adresse du siège social, à savoir 18 Rue Armand Barbès 31290 VILLEFRANCHE DE LAURAGAIS

- par courriel : contact@pr-s.fr